Hva er en faktura? Komplett guide for norske bedrifter
En faktura er et av de mest grunnleggende dokumentene i næringslivet. Likevel er det mange som ikke kjenner til alle kravene og beste praksis. Her får du en komplett guide.
Hva er en faktura?
En faktura er et juridisk dokument som bekrefter at en vare eller tjeneste er levert, og som krever betaling fra kjøper til selger. I Norge reguleres fakturaer av bokføringsloven og merverdiavgiftsloven, som setter klare krav til hvilken informasjon som må være med.
Lovpålagte krav til en faktura
I følge norsk lov må en faktura inneholde følgende informasjon:
- Fakturadato: Når fakturaen ble utstedt
- Fakturanummer: Et unikt nummer i løpende rekkefølge
- Selgers informasjon: Navn, adresse, organisasjonsnummer
- Kjøpers informasjon: Navn og adresse
- Beskriv vare/tjeneste: Klar beskrivelse av hva som leveres
- Pris: Både enhetspris og totalpris
- MVA: MVA-sats og beløp (hvis aktuelt)
- Forfallsdato: Når fakturaen skal betales
- Betalingsinformasjon: Kontonummer eller betalingsdetaljer
Forskjellige typer fakturaer
Standardfaktura
Den vanligste typen faktura som brukes for enkle kjøp og salg av varer eller tjenester.
Kreditnota
Brukes når du skal refundere eller korrigere en tidligere utstedt faktura. Fungerer som en "negativ faktura".
Forskuddsfaktura
Sendes før varen eller tjenesten er levert, ofte brukt ved større prosjekter eller bestillinger.
Abonnementsfaktura
Gjentagende fakturaer som sendes med jevne mellomrom for løpende tjenester.
Beste praksis for fakturering
1. Send fakturaen raskt
Send fakturaen så snart varen eller tjenesten er levert. Dette forbedrer cashflow og reduserer risikoen for forsinket betaling.
2. Bruk tydelige betalingsvilkår
Vær eksplicit om når betalingen forfaller. Standard i Norge er 30 dager, men dette kan avtales annerledes.
3. Inkluder alle nødvendige detaljer
Sørg for at fakturaen inneholder all nødvendig informasjon, inkludert eventuelle avtalt referansenummer eller ordrenummer.
4. Oppbevar kopier
I følge bokføringsloven må alle fakturaer oppbevares i minimum 5 år. Bruk digitale systemer for enklere lagring.
MVA på fakturaer
De fleste varer og tjenester i Norge er mva-pliktige med 25% sats. Noen varer og tjenester har redusert sats på 15% (mat) eller 12% (transport, overnatting). Enkelte tjenester er fritatt for mva, som helsetjenester, utdanning og finansielle tjenester.
Hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, må fakturaen vise både pris uten mva, mva-beløp og totalpris med mva. Hvis du ikke er mva-registrert, skal fakturaen vise total pris uten mva-spesifikasjon.
Digitale fakturaløsninger
I dag finnes det mange digitale verktøy som forenkler faktureringsprosessen. Disse systemene sørger automatisk for at alle lovkrav er oppfylt, holder orden på fakturanumre, sender påminnelser, og integrerer med regnskapssystemer. Dette sparer tid og reduserer risikoen for feil.
Konklusjon
En korrekt faktura er ikke bare et lovkrav, men også grunnlaget for god forretningspraksis. Ved å følge retningslinjene i denne guiden sikrer du at fakturaene dine er profesjonelle, juridisk korrekte og bidrar til effektiv betalingshåndtering.