Elektronisk faktura: Fremtidens fakturering i Norge

Hva er elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering, ofte kalt e-faktura, er digital utsendelse og mottak av fakturaer mellom bedrifter. I stedet for å sende papirfakturaer eller PDF-vedlegg via e-post, sendes fakturaen direkte fra ett system til et annet i et strukturert, maskinlesbart format.

I Norge bruker vi primært EHF-standarden (Elektronisk Handelsformat), som er basert på den europeiske PEPPOL-standarden. Dette sikrer at fakturaer kan sendes problemfritt mellom ulike systemer og leverandører.

Hvorfor velge elektronisk fakturering?

Kostnadsbesparelser

Studier viser at kostnadene ved å behandle en faktura kan reduseres med opptil 80% ved å gå fra papir til elektronisk fakturering. Du sparer på porto, papir, utskrift, konvoluttering og arbeidstimer.

Miljøvennlig

Elektronisk fakturering er et aktivt miljøvalg. Du eliminerer papirforbruk, transport og lagring av fysiske dokumenter. I tillegg reduseres CO2-utslipp fra fysisk post.

Bedre sporbarhet

Med elektroniske fakturaer har du full kontroll og sporbarhet. Du ser når fakturaen er sendt, mottatt og behandlet. Dette gjør oppfølging enklere og reduserer konflikter.

EHF-standarden i Norge

EHF (Elektronisk Handelsformat) er Norges offisielle standard for elektronisk fakturering. Den er basert på PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), som brukes i hele Europa.

Hvordan fungerer EHF?

EHF bruker standardiserte XML-filer for å overføre fakturainformasjon. Når du sender en EHF-faktura:

1. Fakturaen konverteres til EHF-format av ditt faktureringssystem
2. Den sendes via PEPPOL-nettverket til mottakers accesspunkt
3. Mottakers system mottar fakturaen og importerer den automatisk
4. Fakturaen er klar for godkjenning og betaling

Krav til EHF

Siden 2019 har det vært obligatorisk for alle offentlige virksomheter i Norge å kunne motta EHF-fakturaer. For private bedrifter er det ikke påkrevd, men stadig flere velger å ta i bruk EHF på grunn av de åpenbare fordelene.

Slik kommer du i gang

1. Velg en løsning

Det finnes flere måter å sende EHF-fakturaer på. Du kan bruke et regnskapssystem med innebygd EHF-støtte, et dedikert faktureringssystem, eller en EHF-operatør som tilbyr sending av EHF-fakturaer.

2. Registrer deg i PEPPOL

For å sende og motta EHF-fakturaer må du ha en PEPPOL-ID. Dette får du automatisk når du registrerer deg hos en EHF-operatør eller PEPPOL-accesspunkt-leverandør. De fleste faktureringssystemer håndterer dette for deg.

3. Test systemet

Før du går live, er det lurt å teste sending og mottak av EHF-fakturaer. De fleste leverandører tilbyr testmiljøer hvor du kan øve deg uten å sende reelle fakturaer.

4. Informer kundene

Gi beskjed til kundene dine om at du nå sender EHF-fakturaer. Spør om de har en PEPPOL-ID eller EHF-adresse, og registrer denne i ditt system.

E-faktura til privatpersoner

E-faktura til privatpersoner (AvtaleGiro e-faktura) er forskjellig fra EHF. Dette er en tjeneste som leveres av bankene, hvor privatpersoner kan motta fakturaer direkte i sin nettbank. Fakturaen presenteres med alle detaljer, og kan godkjennes eller avvises med ett klikk.

For å sende e-faktura til privatpersoner må du inngå avtale med en e-fakturaleverandør som har kobling til bankenes systemer. Mange faktureringssystemer tilbyr dette som en tilleggstjeneste.

Fremtiden for fakturering

Elektronisk fakturering er fremtiden, og det skjer raskere enn mange tror. EU arbeider med å gjøre elektronisk fakturering obligatorisk for all B2B-handel innen 2028. Norge vil sannsynligvis følge etter med lignende krav.

Dette betyr at bedrifter som ikke er klare for elektronisk fakturering, vil møte utfordringer i fremtiden. Jo tidligere du tar steget, desto bedre rustet er du for de kommende kravene.

Konklusjon

Elektronisk fakturering er en vinn-vinn-situasjon for både avsender og mottaker. Det gir raskere behandling, færre feil, lavere kostnader og bedre miljø. Med EHF-standarden har Norge et robust og fremtidsrettet system som er enkelt å ta i bruk. Spørsmålet er ikke lenger om du skal gå over til elektronisk fakturering, men når.